美国的秘书工作有何主要特点?自考涉外秘书学概论的考卷问题
来源：学生作业帮助网 编辑：六六作业网 时间：2024/12/18 18:47:13
美国的秘书工作有何主要特点?自考涉外秘书学概论的考卷问题
美国的秘书工作有何主要特点?
自考涉外秘书学概论的考卷问题
美国的秘书工作有何主要特点?自考涉外秘书学概论的考卷问题
美国秘书工作遍及社会各种管理组织之中,综合辅助的作用是重要而不可缺少的,称职的秘书人员也是受到尊重的.一、全面服务、有序辅助 美国秘书属于美国各级各类领导者及主管的群体支持系统,在沟通信息、协调关系、处理办公事务、参谋咨询等方面,发挥综合性辅助作用.不同于财务、人事等职能管理部门的专项辅助,秘书对领导和主管的辅助在范围上是综合性辅助,在过程上是全过程的辅助,在职能支持上具有广泛的参与谋划和服务的责任.秘书有时还要受权代表领导和主管去处理某些特殊问题.称之为特别助理或助理一类的秘书,在地位上略低于副职领导人而又高于职能管理负责人,属于高层次的辅助者.有些管理组织设有秘书长或办公厅（室）主任,他们在主要领导者身边充当综合辅助者和日常事务的全面管理者.美国秘书部门负责人不仅是撰拟重要文稿、协调关系、处理公关事务、安排日常公务的业务专家,而且要求有高超的组织指挥能力,发挥全体秘书人员的作用,为领导开展工作提供服务.他们还要熟悉所属秘书人员的业务特长,充分发挥秘书部门的整体作用.秘书部门负责人及特别助理、助理等高层秘书,对内是各项办公事务的管家,对外是往来沟通、协调处理各种关系的参谋助手.美国重要领导人和财团总裁的专职秘书,直接对领导者负责,听从其指挥,直接为其提供辅助和服务.他们的职位级别随辅助对象的不同而各有不同.国家及政府首脑的秘书的地位可等同于部级高官.具体而言,每一位领导人的秘书,其在管理系统中的地位也有所差别,受组织体制、领导和管理模式及领导者的信任程度的影响,具有一定的不确定性；但从总体上看,美国领导人的专职秘书都更加贴近其领导者,往往要陪伴领导者的一切公务活动,跟踪提供辅助和服务；其辅助和服务对象都十分明确和单一,即主要负责人和决策人.二、主辅配合、各展其能 美国各级各类秘书的职能作用总体来说,都是为领导者和主管提供综合性辅助和办公服务,一般以满足其服务对象的公务需要为基本要求.具体而言,美国秘书的职级类别不同,其职能作用也有所不同.1．B级秘书的职能作用.美国B级秘书一般从事日常办公事务.这是每天都要做的具体工作,如整理办公室、应对电话、接待来访者等.其工作性质大多是操作性的,即：通过打字、处理文件和接待事务,为领导服务；在接待组织内外来访者中,热情有礼地为广大公众服务.随着社会的发展,美国对初级秘书除了要求要做好日常公务接待、打字、内外沟通等工作外,还要求他们充当决策者和执行者之间的联系环节.2．A级秘书的职能作用.A级秘书除了处理大量的行政事务外,还承担搜集和组织报告,草拟大型备忘录等文字材料,保管文件,发布有关行政信息,收集领导的零散指示并整理成文,执行领导布置的其他任务.他们往往在极少或无人监督的情况下,自觉审慎地充当着领导者身边重要的办公助手.3．行政秘书的职能作用.经过授权的行政秘书具有相当的权力.他们通常是行政秘书中心的核心人物,指导秘书们围绕着领导层展开行政工作,调动他们工作的积极性和创造性,有效地筹划、组织和安排工作程序、总结工作方法、探讨工作艺术.
4．专业秘书的职能作用.在专业部门或专业人员身边工作的秘书,如法律秘书、医学秘书等,除了具有秘书工作的知识和技能外,还须具有相当程度的 专业知识,如法律秘书就要精通联邦及州法院条例,掌握法律专门术语和工作程序,能起草法律文件.由于组织和管理者对辅助需要的范围不断扩大、质量不断提高,美国秘书的职能作用也在不断地拓展延伸.