什么叫办公自动化怎么解释?
来源：学生作业帮助网 编辑：六六作业网 时间：2024/12/22 22:33:21
什么叫办公自动化怎么解释?
什么叫办公自动化怎么解释?
什么叫办公自动化怎么解释?
在办公管理中,工作人员之间最基本的联系是沟通（Communication）、协调（Cooperation）和控制（Control）,即所谓的3C概念.沟通是工作人员之间合作的基础,无论是日常的事务处理,还是一个决策过程,往往需要其他部门、其他人的帮助和信息支持,沟通就能够实现工作人员之间的交流,使彼此掌握的信息能够共享.协调则是为了保证各项工作的顺利开展和冲突解决,尤其是多个部门、多个工作人员参与和决策的工作,协调就犹为重要.控制则体现了领导与被领导之间的关系,是一个决策能够贯彻落实的保证.就一般而言,办公管理离不开文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁和存档.
办公自动化（Office Automation,简称OA）是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术.我国的OA经过从80年代末至今10多年的发展,已从最初提供面向单机的辅助办公产品,发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品.现在,办公自动化到底要解决什么问题呢?我们说,办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化,就是要创造一个集成的办公环境,使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作.具体来说,主要实现下面七个方面的功能：
(一)建立内部的通信平台.建立组织内部的邮件系统,使组织内部的通信和信息交流快捷通畅.
(二)建立信息发布的平台.在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解单位的发展动态.
(三)实现工作流程的自动化.这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作.我们都知道,各个单位都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等,都是一些流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,就可以规范各项工作,提高单位协同工作的效率.
（四）实现文档管理的自动化.可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段.每个单位都会有大量的文档,在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里.因此,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的.另外,在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度.文档多了,需要什么东西不能及时找到,甚至找不到.办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享.实现办公自动化以后,比如说,某个单位来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节.
（五）辅助办公.它牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化.
（六）信息集成.我们每一个单位,都存在大量的业务系统,如购销存、ERP等各种业务系统,企业的信息源往往都在这个业务系统里,办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成,使相关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整体的反应速度和决策能力.
（七）实现分布式办公.这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公.现在来讲,地域分布越来越广,移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求.
OA的这些功能也就规定了它的存在范畴.OA是使政府和企业的办公自动化并辅助工作人员办公.国内实现办公自动化应用软件在短短10多年时间内,已经经历了三个发展阶段,实现了两个革命性的飞跃