如何做好办公室来访接待工作?

如何做好办公室来访接待工作?
如何做好办公室来访接待工作?

如何做好办公室来访接待工作?
接待工作是企业办公室工作系统的重要环节,接待工作水平高低能够集中反映一个企业的整体形象,能够展示出接待人员的素质和能力,同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用.在新形势下,为适应企业发展要求,办公室接待工作必须做到热情周到、耐心细致、规范有序、客人满意,从而更好地发挥职能部门作用,以实际行动树立现代企业机关的新形象.
　　一、认真细致地做好接待前准备
　　接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提.首先,沟通情况,了解意图.在接到上级部门或对方的通知或电话后,应立即向有关领导汇报,并主动与对方取得联系,了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等,还应掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等,以便安排好餐饮、车辆,确定参观或会务 类型及地点等各项工作.
　　其次,超前考虑,周密安排.在了解掌握以上情况后,对接下来的接待工作进行充分考虑,主要包括所需材料的准备、会务地点的确定、餐饮的安排、结束送行的礼节及其他有关注意事项等.考虑中的每项任务、每一个环节都要细化任务,做到分工合理,责任明确,使每项工作都有人负责、有人承担、有人落实.在考虑接待工作时要注意对待上级机关与兄弟单位的区别,因人而异,根据需要妥帖安排.接待工作考虑成熟之后,及时向主管领导汇报,征求领导意见,并按照领导要求进一步完善接待工作.接下来,就进入了具体实施阶段：一是迅速召集办公室有关人员对接待工作进行详细安排,让每个参与人员都明确自己的职责和任务.二是对开会时所需材料的撰写、打印进行督促办理,必须在会前整理出来,同时对开会时所需的水果、茶水等接待物品进行准备,发现不足,及时采购,以防会议期间不够用.三是通知餐饮部门做好桌次的安排、饭菜的准备工作.各项细节都必须考虑到、安排到,确保万无一失.
　　接待工作比较繁杂,每一个环节都直接或间接地影响到单位的整体形象,接待人员一定要细心、小心,不能粗心大意、宁可备而不用,不可用而不备,否则就会在变化了的情况面前束手无策,易出漏洞.这方面的体会是很深的,偶然的情况,往往会使我们措手不及.如有时召开会议按通知要求有这么多人参加,准备了这么多的会场和桌椅,结果有些单位多派一些人参加,临时找人摆座椅弄得手忙脚乱,使与会人员不能按时就座.有时出席会议领导有变化,本来了解到一位领导出差未回,座牌就没有放,结果在临开会的几分钟这位领导突然来了,弄得措手不及.不管怎么说这都是由于工作考虑不细造成的.所以说办会要经得起检验,办事要经得起核查.计划要周详,行动要谨慎.接待人员必须使自己养成细心再细心的工作习惯.
　　二、热情周到地做好接待中服务
　　在具体接待工作中,要安排好迎接、会务、餐饮、送行等工作,并注意搞好协调配合,使各个环节衔接妥当.首先是迎接上级领导或兄弟单位.作为负责接待工作的责任人,在上级领导或兄弟单位领导确定的出发时间前,与其随行负责人员取得联系,以便得知领导何时出发,以防领导有什么重要事务推迟出发时间而作为接待单位不知道.如果通过联系确定领导已出发,作为接待负责人就要及时通知领导,让领导做好下楼接待准备.迎接领导时还要注意自身行走的位置、问候握手时的动作、介绍领导的顺序及会议座次的安排等. 其二,要注意会务过程中服务的细节,服务人员在倒水时,定点定时,每隔15分钟或半个小时到会议室倒水一次,作为接待负责人在会务期间,如发现那位领导水已喝完,要及时通知服务人员来倒水.
　　其三,餐饮要提前征求意见,及早安排.作为接待负责人要与来查、来访领导的随身人员及早进行沟通,了解他们一行中有无少数民族或其他注意事项,在安排餐饮时,更得心应手,更容易使到来人员感觉考虑的周到、服务的到位.
　　最后,注意送行时的礼节.各项活动、议程结束后,应安排好送行,提前通知司机到餐厅门口,等候领导.在领导上车前,握手送行,上车后,挥手告别,祝来查、来访人员一路顺风.还要注意必须等来查、来访人员乘坐的车辆启动后再离开.
　　三、及时全面地做好接待后总结
　　整个接待活动结束后,接待人员要对本次活动进行认真全面的总结,看看哪些方面是领导最满意的,哪些方面还存在一些问题或不足,好的方面要继续发扬,不足之处注意弥补改进.要通过总结不断提高接待质量和效率,使今后的接待工作责任分工明确,头绪层次清楚,既让客人满意,又能降低接待成本. 一个单位能不能给来访领导留下良好的印象,除了这个单位的硬件设施之外,接待人员的素质也是一个重要因素.这就要求接待人员要十分注意接待礼仪,在接待时要衣着整洁得体,言谈热情文雅,举止庄重大方,注意把握分寸,掌握尺度,做到朴实、真诚、热情,使来访领导有“宾至如归”的感觉.同时,工作人员要注意平时的学习积累,了解掌握各方面的知识,特别是对本单位的情况要了如指掌,以便更好地做好接待工作.