假如你是一个会议组织者,你认为应该做哪些准备工作?
来源：学生作业帮助网 编辑：六六作业网 时间：2024/12/19 12:41:44
假如你是一个会议组织者,你认为应该做哪些准备工作?
假如你是一个会议组织者,你认为应该做哪些准备工作?
假如你是一个会议组织者,你认为应该做哪些准备工作?
会议组织工作在会议流程中至关重要,会议组织的好坏直接影响着会议能否顺利进行.因此,会议前的策划方案很重要,因此要作好充分的准备.\x0d一、 会前准备\x0d1、确定会议是否必要.能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决? 2、确定会议的目的.试图达成什么样的结果?会议准备做出什么样的决定?准备取得什么的行动方案? 3、准备议事日程.列出与会议目的有关的项目.依重要程度进行项目排序.把有关项目归并为一组. 限定每个项目的商议时间. 4、收集所有与会议所议项目有关的信息.如果太长、太多,将其要点摘录出来. 5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅. 6、根据要讨论的问题限定与会人员. 7、在正式开会之际,查看一下是否有新的信息.如果有,需简要告诉大家. 二、会议期间控制 1、叙述会议的目的. 2、核对并记录与会者. 3、根据议事日程顺序提出每个项目,然后进行讨论,征求有关与会者的意见. 4、给每一个人表述自己意见的机会. 5、控制讨论过程.如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上,应及时引导到议题本身. 6、如果讨论变得复杂,出现各种不同的见解时,你要根据自己的理解将各种观点加以概括. 7、坚持预定的时间,不要拖延. 8、在每个项目讨论结束后加以概括,以便决策或达成结论. 9、在会议结束时,对已取得的结果进行概括.如确有必要进一步讨论,可以推迟到下一次会议.\x0d10、确定下次会议的议题和时间. 三、会后工作 1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录.会议记录应准确.会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准.表明下次会议的日期和时间. 2、根据会议,对执行进行监督和检查.会前工作：1、与会议主办者洽谈.2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价.3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所.4、与会议主办者确认会议接待方案.5、与会议主办者签订会议接待标准合同.6、确认会议主办者预付会议订金事宜.7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册.8、准备会议资料.（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务.）会中工作：9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站.10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料,来客接待.11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务.12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息.协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作.13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作.14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式.15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）.16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作.17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作.18、协调会议期间的交通工具的安排.19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务.会后工作：20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作.21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录.22、与会议主办者的费用结算工作.